Conditions Générales d'Utilisation

Article 1 — Définitions

Dans les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU »), les termes suivants ont la signification qui leur est attribuée ci-dessous :

« Service » : l'application KAIUS accessible en ligne, comprenant l'ensemble des fonctionnalités de gestion de cabinet d'avocats, y compris les fonctionnalités d'intelligence artificielle.

« Utilisateur » : toute personne physique ou morale ayant créé un compte et accepté les présentes CGU.

« Éditeur » : Okipio Management SPRL, société de droit belge, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0878.030.538.

« Données » : l'ensemble des informations, documents et contenus saisis, importés ou générés par l'Utilisateur dans le cadre de son utilisation du Service.

Article 2 — Objet

Les présentes CGU définissent les conditions d'accès et d'utilisation du Service KAIUS. L'Utilisateur reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGU et les accepte intégralement lors de la création de son compte.

L'Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU. Toute modification substantielle est notifiée à l'Utilisateur par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur vaut acceptation des nouvelles conditions.

Article 3 — Accès au Service et compte utilisateur

3.1

L'accès au Service nécessite la création d'un compte personnel. L'Utilisateur garantit l'exactitude des informations fournies et s'engage à les maintenir à jour.

3.2

L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion. Toute utilisation du Service au moyen de ses identifiants est réputée effectuée par l'Utilisateur.

3.3

L'Utilisateur s'engage à utiliser le Service conformément à sa destination et aux lois en vigueur. Il s'interdit notamment toute utilisation abusive susceptible de porter atteinte à l'intégrité ou à la disponibilité du Service.

Article 4 — Propriété intellectuelle et limitation de responsabilité

4.1

Le Service, son architecture, son code source, ses interfaces et sa documentation sont la propriété exclusive de l'Éditeur et sont protégés par le droit d'auteur et les droits de propriété intellectuelle applicables. L'Utilisateur ne bénéficie que d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, limité à la durée de son abonnement.

4.2

Les Données saisies par l'Utilisateur restent sa propriété exclusive. L'Éditeur ne revendique aucun droit de propriété sur ces Données et ne les utilise qu'aux fins de fourniture du Service.

4.3 — Fonctionnalités d'intelligence artificielle

Le Service intègre des fonctionnalités d'intelligence artificielle constituant des outils d'aide à la décision. Les résultats générés par l'IA sont fournis à titre indicatif et ne se substituent en aucun cas au jugement professionnel de l'Utilisateur. L'Utilisateur reste seul responsable de la vérification et de la validation des contenus générés avant toute utilisation dans un contexte professionnel ou judiciaire. La responsabilité de l'Éditeur ne saurait être engagée du fait d'une décision prise sur la base des résultats générés par les fonctionnalités d'IA sans vérification préalable par l'Utilisateur.

4.4

La responsabilité de l'Éditeur au titre des présentes CGU est limitée aux dommages directs et prévisibles, et plafonnée au montant des sommes effectivement versées par l'Utilisateur au cours des 12 mois précédant le fait générateur. L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, pertes de chiffre d'affaires, de clientèle, de données ou d'opportunité.

Article 5 — Abonnement, essai gratuit, paiement et résiliation

5.1 — Essai gratuit

L'Utilisateur bénéficie d'une période d'essai gratuite de 7 jours à compter de la création de son compte, donnant accès à l'ensemble des fonctionnalités du Service. Au terme de cette période, l'accès au Service est suspendu jusqu'à la souscription d'un abonnement payant.

5.2 — Abonnement et paiement

L'abonnement est souscrit au tarif en vigueur, selon la formule choisie par l'Utilisateur (mensuelle ou annuelle). Le paiement s'effectue par carte bancaire via un prestataire de paiement sécurisé. L'abonnement est prépayé et se renouvelle automatiquement à chaque échéance (mensuelle ou annuelle selon la formule choisie), sauf résiliation par l'Utilisateur. Le choix d'une formule annuelle donne droit à un tarif préférentiel tel qu'indiqué lors de la souscription.

5.3 — Résiliation

L'Utilisateur peut résilier son abonnement à tout moment depuis son espace personnel. La résiliation prend effet au terme de la période en cours (mois ou année selon la formule), déjà payée. Aucun remboursement au prorata n'est dû pour la période entamée.

5.4 — Modification tarifaire

L'Éditeur se réserve le droit de modifier ses tarifs. Toute modification est notifiée à l'Utilisateur par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le nouveau tarif s'applique au premier renouvellement suivant la notification. Si l'Utilisateur n'accepte pas le nouveau tarif, il peut résilier son abonnement avant la date d'effet sans pénalité.

5.5 — Sort des données après expiration

En cas de résiliation ou de non-renouvellement, l'accès au Service est suspendu au terme de la dernière période payée. Les Données de l'Utilisateur sont conservées pendant 30 jours à compter de la suspension. Durant cette période, l'Utilisateur peut réactiver son abonnement et retrouver l'accès à l'ensemble de ses Données. À l'expiration de ce délai de 30 jours, les Données sont définitivement supprimées et ne peuvent plus être récupérées. L'Éditeur envoie un rappel par email au moins 7 jours avant la suppression définitive. En cas d'essai gratuit non suivi d'un abonnement, le même délai de 30 jours s'applique à compter de l'expiration de la période d'essai.

Article 6 — Disponibilité du Service

6.1

L'Éditeur s'efforce d'assurer la disponibilité du Service 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, avec un objectif de disponibilité de 99,5 % hors périodes de maintenance programmée.

6.2

L'Éditeur se réserve le droit d'interrompre temporairement l'accès au Service pour des opérations de maintenance. Les maintenances programmées sont, dans la mesure du possible, notifiées à l'avance via l'interface du Service ou par email.

6.3

L'Éditeur ne garantit pas l'absence totale d'interruptions et ne saurait être tenu responsable des conséquences d'une indisponibilité temporaire du Service.

Article 7 — Protection des données personnelles

7.1

Dans le cadre de la fourniture du Service, l'Éditeur traite des données personnelles pour le compte de l'Utilisateur en qualité de sous-traitant au sens du Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD).

7.2

Les modalités de ce traitement sont définies dans l'Annexe de sous-traitance des données personnelles, qui fait partie intégrante des présentes CGU.

7.3

L'Éditeur s'engage à traiter les données personnelles conformément aux instructions de l'Utilisateur et aux obligations prévues par le RGPD et la législation belge applicable.

Article 8 — Confidentialité

8.1

L'Éditeur reconnaît que les Données traitées dans le cadre du Service sont susceptibles d'être couvertes par le secret professionnel de l'avocat. L'Éditeur s'engage à ne communiquer aucune Donnée à des tiers non autorisés.

8.2

Dans le cadre de la fourniture du Service, l'Éditeur fait appel à des sous-traitants techniques (hébergement, paiement, messagerie, intelligence artificielle) liés par des obligations contractuelles de confidentialité et de protection des données équivalentes à celles des présentes CGU. Les catégories de sous-traitants sont détaillées dans l'Annexe de sous-traitance des données personnelles.

8.3

L'obligation de confidentialité perdure après la résiliation du contrat, sans limitation de durée.

Article 9 — Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations contractuelles si ce manquement résulte d'un événement de force majeure au sens de l'article 5.226 du Code civil belge. Sont notamment considérés comme cas de force majeure : les catastrophes naturelles, les pannes généralisées de réseaux de télécommunication ou d'énergie, les cyberattaques d'ampleur exceptionnelle, les décisions gouvernementales ou réglementaires, et les défaillances majeures des prestataires d'hébergement échappant au contrôle de l'Éditeur.

La partie invoquant la force majeure en informe l'autre partie dans les meilleurs délais. Si l'événement de force majeure se prolonge au-delà de 60 jours, chaque partie pourra résilier le contrat sans indemnité.

Article 10 — Droit de rétractation

10.1

Conformément aux articles VI.47 et suivants du Code de droit économique, l'Utilisateur qui agit en qualité de consommateur dispose d'un droit de rétractation de 14 jours à compter de la souscription de son abonnement.

10.2

Pour exercer ce droit, l'Utilisateur adresse sa demande par email à l'adresse de contact indiquée dans l'application. L'Éditeur procède au remboursement dans les 14 jours suivant la réception de la demande, via le même moyen de paiement.

10.3

L'Utilisateur reconnaît que l'accès immédiat au Service constitue la fourniture d'un contenu numérique non fourni sur un support matériel. Si l'Utilisateur a expressément consenti à l'exécution immédiate du Service et a reconnu perdre son droit de rétractation, celui-ci ne s'applique pas.

Article 11 — Résolution des litiges

11.1 — Médiation obligatoire préalable

Tout différend relatif à l'interprétation, l'exécution ou la résiliation des présentes CGU devra, préalablement à toute action judiciaire, faire l'objet d'une tentative de règlement amiable. La partie la plus diligente adresse à l'autre une demande de médiation par écrit. Les parties s'engagent à participer de bonne foi à la médiation pendant une durée minimale de 30 jours à compter de la réception de la demande. À défaut d'accord dans ce délai, les parties retrouvent leur liberté de saisir les juridictions compétentes.

11.2 — Prescription

Toute action relative aux présentes CGU se prescrit par un délai de 1 an à compter du fait générateur, sans préjudice des délais de prescription légaux impératifs.

11.3 — Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit belge. Tout litige n'ayant pu être résolu par la médiation visée à l'article 11.1 sera soumis aux tribunaux compétents de l'arrondissement judiciaire du Brabant wallon.

Article 12 — Dispositions générales

12.1 — Intégralité

Les présentes CGU, y compris l'Annexe de sous-traitance des données personnelles, constituent l'intégralité de l'accord entre les parties et se substituent à tout accord antérieur relatif au même objet.

12.2 — Nullité partielle

Si l'une quelconque des stipulations des présentes CGU était déclarée nulle ou inapplicable, les autres stipulations demeureraient en vigueur. La clause nulle serait remplacée par une clause valide se rapprochant le plus possible de l'intention des parties.

12.3 — Tolérance

Le fait pour l'Éditeur de ne pas se prévaloir à un moment donné de l'une quelconque des stipulations des présentes CGU ne saurait valoir renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Annexe — Accord de sous-traitance des données personnelles

Conformément à l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 — RGPD

Article A1 — Objet et nature du traitement

Le Sous-traitant traite des données personnelles pour le compte du Responsable du traitement dans le cadre exclusif de la fourniture du Service KAIUS. Ce traitement comprend :

• Le stockage et la gestion des données clients et dossiers
• L'indexation et la recherche dans les documents
• Le traitement par les fonctionnalités d'intelligence artificielle
• La génération de rapports et statistiques

Article A2 — Catégories de données et personnes concernées

Catégories de données traitées :

• Données d'identification des clients (nom, prénom, adresse, coordonnées)
• Données relatives aux dossiers juridiques
• Documents juridiques et correspondances
• Données financières liées à la facturation des prestations
• Notes et annotations de l'Utilisateur

Personnes concernées :

• Les clients de l'Utilisateur
• Les parties adverses et tiers mentionnés dans les dossiers
• Les collaborateurs de l'Utilisateur

Article A3 — Obligations du Sous-traitant

Le Sous-traitant s'engage à :

• Ne traiter les données que sur instruction documentée du Responsable du traitement
• Garantir la confidentialité des données et veiller à ce que les personnes autorisées à les traiter soient soumises à une obligation de confidentialité
• Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque
• Ne pas faire appel à un autre sous-traitant sans l'autorisation préalable écrite du Responsable du traitement
• Aider le Responsable du traitement à s'acquitter de ses obligations en matière de droits des personnes concernées
• Supprimer ou restituer les données à l'issue de la prestation, selon le choix du Responsable du traitement
• Mettre à disposition toute information nécessaire pour démontrer le respect des obligations et permettre la réalisation d'audits

Article A4 — Sous-traitants ultérieurs

Le Responsable du traitement autorise le recours aux catégories de sous-traitants ultérieurs suivantes :

• Hébergement et infrastructure : fournisseurs d'infrastructure cloud certifiés, hébergeant les données exclusivement dans l'Union européenne
• Intelligence artificielle : fournisseurs de services d'IA pour les fonctionnalités d'assistance juridique
• Paiement : prestataires de paiement certifiés PCI-DSS
• Communication : services d'envoi d'emails transactionnels

Le Sous-traitant informe le Responsable du traitement de tout ajout ou remplacement de sous-traitant ultérieur, en respectant un préavis de 30 jours. Le Responsable du traitement peut émettre des objections motivées dans ce délai.

Article A5 — Transferts de données

Les données sont hébergées exclusivement au sein de l'Union européenne. Tout transfert vers un pays tiers ne peut avoir lieu qu'en conformité avec le chapitre V du RGPD et après information du Responsable du traitement.

Article A6 — Notification des violations de données

Le Sous-traitant notifie toute violation de données personnelles au Responsable du traitement dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 48 heures suivant la prise de connaissance de la violation. La notification comprend la nature de la violation, les catégories de données concernées, les conséquences probables et les mesures prises pour y remédier.

Article A7 — Mesures de sécurité

Le Sous-traitant met en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

• Chiffrement des données en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256)
• Contrôle d'accès basé sur les rôles et authentification forte
• Journalisation des accès et des opérations
• Sauvegardes régulières et plan de continuité d'activité
• Tests de sécurité réguliers et veille sur les vulnérabilités

Article A8 — Durée et sort des données

La présente annexe prend effet à la date d'acceptation des CGU et reste en vigueur pendant toute la durée de l'utilisation du Service. À l'issue du contrat, le Sous-traitant supprime les données dans un délai de 30 jours, sauf obligation légale de conservation. Le Responsable du traitement peut demander la restitution de ses données avant suppression.